并非所有的理事會都擅長會議管理。實際上，很多理事會開會只是“例行公事”走過場，甚至還會遭遇會議材料不到位、討論跑題、無目標、氣氛沉悶、議程冗長、會議無結果、無秩序等問題。這些現(xiàn)象，有些是準備環(huán)節(jié)做得不足，有些是主持人的原因，有些是參會者的問題。
一個成功的理事會會議，應具備下面五個特征：
有效：集思廣益，解決個人無法完成或突破的問題。達到會議目標。
和諧：營造和諧氣氛，大家對整個團隊有安全感、信任感和認同感。
參與：每個理事都出席會議，并用心去關注、討論會議內(nèi)容。
效率：在會議規(guī)定的時間內(nèi)完成，并形成結論和解決問題。
學習：參與會議的過程也是個體學習的過程。
召開有效會議的三個關鍵因素是目的、人員、過程。其中，與“目的”相關的兩個問題是議程設計和成果框架；與人員相關的兩個問題是會議角色和小組活動；與過程相關的主要有議程管理和會議記錄。議程管理主要是時刻檢視“與預期會議成果是否有關”，重要緊急的趕緊行動，重要但不緊急的先擱置，不重要也不緊急的放棄。另外討論事項如果是執(zhí)行層的職責，則讓問題在執(zhí)行層得到解決就行了。
參考資料：召開理事會的基本原則
（1）議題原則：會前，理事長、副理事長或專職理事和秘書長應共同討論會議議題，并安排理事會秘書或執(zhí)行團隊列出議題清單。
（2）議程原則：議程流暢，要有邏輯性和條理性；合理制定會議時間表，便于參會人員有充足時間討論各項議題；突出重點議題，集中討論和決定重大、復雜的事情；注意會議節(jié)奏，把簡單和能快速解決的事項放在前面，加快會議進度；把次要事項放在議程最后部分，以節(jié)省會議時間。只提供信息的事項可以讓理事事前閱讀會議帶過，重點放在需要討論和使人理解的事項上；考慮重要角色的出場；必要時在議程最后安排一個“內(nèi)部會議”時段讓無關人員回避
（3）決策原則：培養(yǎng)尊重不同意見和傾聽他人意見的會議文化和氛圍，使所有理事能暢所欲言、放松而有信心地表達其思想和建議，通過所有理事的踴躍參與，按照多數(shù)通過、絕對多數(shù)通過或協(xié)商一致的原則達成決議，做出相關規(guī)定。
（4）投票規(guī)則：一人一票原則（無論職務大小，均享有平等投票權）；缺席者的權利（委托人投票，或者會后補充書面投票）；不重復投票原則（對于已經(jīng)討論過并作出決定的議題，不得再進行投票）；延遲表決原則（如果理事會內(nèi)部分歧很大重復投票后仍無法形成決議，可指派一個工作小組或委員會起草建議書提交下次會議專門討論表決）。
——來源：黃浩明主編，
《民間組織操作指南》
編輯：呂潤黎
責編：吳艾思
程 芬
深圳國際公益學院公益研究中心副總監(jiān)
北京師范大學中國公益研究院助理院長
2005-2008年任公益時報記者、編輯。2008-2013年在民政部中民慈善捐助信息中心負責政策研究與評估、捐贈研究、慈善信息披露、慈善指數(shù)開發(fā)、地方慈善規(guī)劃等項目。2013年加入中國公益研究院，負責公益行業(yè)研究和相關咨詢，重點研究課題包括公益行業(yè)透明與責信、組織治理、公益?zhèn)鞑ァ㈨椖吭u估咨詢等。2014年起重點關注社會組織內(nèi)部治理并完成《中國基金會理事會工作手冊》。2016年調入國際公益學院，負責行業(yè)研究、公益組織管理和家族慈善傳承等領域的課程開發(fā)和研究咨詢。
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